Datenschutz

Datenschutz und der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns oberste Priorität. Wir informieren Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf unserer Internetseite lohnhelden-partner.de und im Unternehmen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Einklang mit den Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu).

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Lohnhelden GmbH
Heinrichstraße 14c
49080 Osnabrück
Vertreten durch die Geschäftsführung: Oskar Majzner
E-Mail: info@lohnhelden.net
Telefon: +49 541 9393 99 99

Kontakt zum Partnerprogramm (lohnhelden-partner.de): anfrage@lohnhelden-partner.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

C&S Consulting
Datenschutzbeauftragter Matthias Wöstemeyer
Mittelheide 11
49124 Georgsmarienhütte
Website: https://datenschutz-gmh.de/
E-Mail: datenschutz@lohnhelden.net

3. Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Internetseite

3.1 Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Für den bloßen Besuch unserer Internetseite und den Abruf der dort enthaltenen Informationen ist es nicht erforderlich, dass Sie personenbezogene Daten mitteilen.

Wir erheben und verwenden während Ihres Besuchs unserer Internetseite nur Daten, die uns Ihr Internetbrowser automatisch übermittelt:

Diese Daten nutzen wir, um Ihnen den Besuch unserer Seite technisch zu ermöglichen. Die IP-Adresse speichern wir zu Zwecken der Gewährleistung und Aufrechterhaltung der IT-Sicherheit (z.B. Erkennung und Abwehr von sog. DOS-Angriffen) und der Funktionsfähigkeit. Eine Auswertung zu Statistik-, Analyse- oder Marketingzwecken findet auf dieser Internetseite nicht statt.

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

3.2 Hosting

Diese Internetseite wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, gehostet. Die unter 3.1 genannten Daten werden dabei auf Servern der IONOS SE verarbeitet. Mit der IONOS SE besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, zuverlässigen und effizienten Bereitstellung unserer Internetseite.

3.3 Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten werden nur erfasst, wenn Sie diese freiwillig im Rahmen einer Kontaktanfrage angeben.

3.4 Anfragen per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Anfrage einschließlich der daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adressdaten), um Ihr Anliegen zu bearbeiten.

Wenn Sie eine Nachricht auf unserem Anrufbeantworter hinterlassen, speichern und verarbeiten wir Ihre Sprachaufnahme einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens und gegebenenfalls für einen Rückruf.

Zugriff auf Ihre Anfrage erhalten diejenigen Abteilungen und Mitarbeiter, die diese zur Bearbeitung benötigen.

E-Mails an Adressen der Domain lohnhelden-partner.de (z. B. anfrage@lohnhelden-partner.de) werden über das E-Mail-Postfach der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, empfangen und gespeichert. Mit der IONOS SE besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern sie zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung eingehender Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese eingeholt wurde.

Die im Rahmen Ihrer Anfrage erhobenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung Ihres Anliegens nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen. Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sprachaufnahmen werden gelöscht, sobald sie zur Bearbeitung Ihres Anliegens und für einen gegebenenfalls erforderlichen Rückruf nicht mehr benötigt werden. Dies gilt auch für zur internen Bearbeitung angefertigte Kopien der Aufnahme. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit hierfür eine rechtliche Grundlage besteht.

3.5 Einsatz eines KI-Telefonassistenten

Zweck und Umfang der Verarbeitung

Wir nutzen einen KI-gestützten Telefonassistenten von Placetel, einem Dienst der Gamma Placetel GmbH, Lothringer Straße 56, 50677 Köln. Der Assistent nimmt telefonische Anfragen entgegen, beantwortet allgemeine Fragen zu unseren Leistungen, erfasst Rückrufwünsche und leitet Anrufe an zuständige Mitarbeiter weiter. Zu Beginn des Gesprächs weist er darauf hin, dass Sie mit einem KI-System sprechen.

Dabei werden Ihre gesprochenen Angaben verarbeitet. Je nach Anliegen können insbesondere Name, Firma, Kontaktdaten, Kundennummer sowie Angaben zur gewünschten Leistung und zum Umfang der monatlichen Abrechnungen hinzukommen. Außerdem werden technische Verbindungsdaten wie Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs verarbeitet.

Wenn Sie zuvor einwilligen, wird das Gespräch mit dem KI-Assistenten als Textprotokoll gespeichert. Daraus kann eine kurze Zusammenfassung erstellt und per E-Mail an die für Ihr Anliegen zuständigen Mitarbeiter übermittelt werden. Eine dauerhafte Speicherung von Tonaufnahmen erfolgt nicht.

Bitte nennen Sie dem KI-Assistenten keine vertraulichen Abrechnungsdaten einzelner Beschäftigter, insbesondere keine Gesundheitsdaten, Religionsangaben, Steuer- oder Sozialversicherungsnummern oder Bankverbindungen. Nutzen Sie hierfür die mit uns vereinbarten sicheren Übermittlungswege.

Rechtsgrundlagen und Kontaktmöglichkeiten ohne Einwilligung

Die Erstellung und Speicherung des Textprotokolls sowie die daraus erzeugte Zusammenfassung erfolgen auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Ihre Einwilligung ist freiwillig. Wenn Sie nicht zustimmen, können Sie während unserer Öffnungszeiten an einen verfügbaren Mitarbeiter weitergeleitet werden, ohne dass das anschließende Gespräch durch den KI-Assistenten transkribiert wird. Alternativ erreichen Sie uns per E-Mail unter info@lohnhelden.net.

Die anschließende Bearbeitung Ihrer Anfrage erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit sie für die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder für vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage erforderlich ist. In anderen Fällen stützen wir die Bearbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der zuverlässigen Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Kommunikation mit Kunden und Interessenten.

Dienstleister und Empfänger

Placetel verarbeitet die in unserem Auftrag verarbeiteten Gesprächsdaten auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf Textprotokolle und Zusammenfassungen, die diese zur Bearbeitung Ihres Anliegens benötigen.

Speicherdauer

Textprotokolle werden spätestens 30 Tage nach dem jeweiligen Gespräch gelöscht.

Separat gespeicherte Zusammenfassungen und zur weiteren Bearbeitung übernommene Angaben löschen wir, sobald Ihr Anliegen abgeschlossen ist und keine weitere Speicherung erforderlich ist. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, bewahren wir die davon betroffenen Informationen für die vorgeschriebene Dauer auf.

Nachweise über die Erteilung oder den Widerruf Ihrer Einwilligung speichern wir, um die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nachweisen zu können.

Widerruf Ihrer Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, beispielsweise direkt während des Gesprächs oder per E-Mail an info@lohnhelden.net. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Nach Ihrem Widerruf beenden wir die auf Ihrer Einwilligung beruhende Verarbeitung für die Zukunft. Bereits gespeicherte Daten werden gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht oder andere tragfähige Rechtsgrundlage ihre weitere Speicherung erfordert beziehungsweise erlaubt.

Automatisierte Entscheidungen und Ihre weiteren Rechte

Der KI-Telefonassistent dient der Entgegennahme und organisatorischen Weiterleitung von Anfragen. Entscheidungen über Entgeltansprüche, Abrechnungskorrekturen oder die Gewährung beziehungsweise Ablehnung vertraglicher Leistungen trifft er nicht. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet durch den Telefonassistenten nicht statt.

Die Kontaktdaten des Verantwortlichen und unseres Datenschutzbeauftragten sowie Informationen zu Ihren weiteren Datenschutzrechten und Ihrem Beschwerderecht finden Sie in den entsprechenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

3.6 Terminbuchung über Calendly

Auf unserer Internetseite verlinken wir auf unsere Terminbuchungsseite beim Dienst Calendly (https://calendly.com/termin-lohnhelden). Es handelt sich um einen einfachen Link; Calendly ist nicht in unsere Internetseite eingebettet. Beim bloßen Besuch unserer Internetseite werden daher keine Daten an Calendly übermittelt. Erst wenn Sie den Link anklicken, rufen Sie die Seite von Calendly auf.

Dienstanbieter: Calendly, Inc., 115 E Main St., Ste A1B, Buford, GA 30518, USA.

Wenn Sie über Calendly einen Termin buchen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin und gegebenenfalls weitere Angaben zu Ihrem Anliegen) verarbeitet, damit wir den Termin vereinbaren und durchführen können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einfachen Terminvereinbarung).

Grundlage Drittlandübermittlung: EU-US Data Privacy Framework (DPF) und Standardvertragsklauseln (siehe Abschnitt 4). Weitere Informationen: https://calendly.com/legal/privacy-notice.

4. Übermittlung in ein Drittland

Eine Übermittlung Ihrer Daten in Drittstaaten (außerhalb der EU oder des EWR) erfolgt ausschließlich nur und unter Zusicherung geeigneter Garantien, soweit dies

ist oder das Interesse des Unternehmens an der Verarbeitung den Schutzbedarf Ihrer Daten überwiegt (Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO).

4.1 Internationale Datentransfers

Datenverarbeitung in Drittländern: Sofern wir Daten in einem Drittland (d.h., außerhalb der Europäischen Union (EU), des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) verarbeiten oder die Verarbeitung im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder der Offenlegung bzw. Übermittlung von Daten an andere Personen, Stellen oder Unternehmen stattfindet, erfolgt dies nur im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben.

Vorbehaltlich ausdrücklicher Einwilligung oder vertraglich oder gesetzlich erforderlicher Übermittlung (s. Art. 49 DSGVO) verarbeiten oder lassen wir die Daten nur in Drittländern mit einem anerkannten Datenschutzniveau (Art. 45 DSGVO), beim Vorliegen und Einhaltung vertraglichen Verpflichtung durch sogenannte Standardschutzklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO) oder beim Vorliegen von Zertifizierungen oder verbindlicher internen Datenschutzvorschriften (s. Art. 44 bis 49 DSGVO).

EU-US Trans-Atlantic Data Privacy Framework: Im Rahmen des sogenannten „Data Privacy Framework” (DPF) hat die EU-Kommission das Datenschutzniveau ebenfalls für bestimmte Unternehmen aus den USA im Rahmen der Angemessenheitsbeschlusses vom 10.07.2023 als sicher anerkannt. Die Liste der zertifizierten Unternehmen als auch weitere Informationen zu dem DPF können Sie der Webseite des Handelsministeriums der USA unter https://www.dataprivacyframework.gov/ (in Englisch) entnehmen. Wir informieren Sie im Rahmen der Datenschutzhinweise welche von uns eingesetzten Diensteanbieter unter dem Data Privacy Framework zertifiziert sind.

5. Cookies, Analyse- und Tracking-Tools

Auf dieser Internetseite setzen wir keine Cookies, keine Analyse- oder Tracking-Tools, keine Affiliate- oder Werbenetzwerke und keine Social-Media-Plugins ein. Schriftarten werden lokal von unserem Server geladen; eine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) findet beim Aufruf dieser Internetseite nicht statt.

Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO für Neukunden, Interessenten und Lieferanten

Verarbeitung personenbezogener Daten im Unternehmen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen einer Anfrage, der Geschäftsanbahnung oder unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Wir verarbeiten weiter, soweit für die Erbringung der Vertragserfüllung erforderlich, personenbezogene Daten, die wir von anderen Unternehmen oder von sonstigen Dritten zulässigerweise (z. B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben. Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort und Staatsangehörigkeit). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Informationen über ihre finanzielle Situation (Bonitätsdaten), Werbe- und Vertriebsdaten, Dokumentationsdaten, sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

1. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitungen

Die Zwecke der Verarbeitung richten sich in erster Linie nach der von Ihnen beauftragten oder angefragten Dienstleistung.

1.1. Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erbringung und Vermittlung von Handelsgeschäften, insbesondere zur Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglichen Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge. Des Weiteren für die Durchführung von Verträgen im Beschäftigungsverhältnis.

1.2. Die Verarbeitung erfolgt Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.

1.3. Sie haben Ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Werbung, Newsletterversand, Veröffentlichung von Fotos bzw. personenbezogenen Daten), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.

Der Widerruf gilt erst mit Wirkung für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgten, sind davon nicht betroffen.

1.4. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. C DSGVO).

Als Unternehmen unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen im Rahmen steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten. Weitere Anforderungen können sich aus dem Schwerbehindertengesetz, seitens Berufsgenossenschaften, der Betrugs- und Geldwäscheprävention, der Erfüllung der Auflagen der EU-Antiterror-Verordnung u.a. ergeben.

2. Empfänger oder Kategorien von Empfänger der Daten (sofern eine Datenübermittlung stattfindet)

2.1. Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Abteilungen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien kreditwirtschaftliche Leistungen, IT-Dienstleistungen, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Beratung und Consulting sowie Vertrieb und Marketing.

2.2. Außerhalb des Unternehmens können ggf. Unternehmen Ihre Daten erhalten, welche diese zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten benötigen. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

3. Speicherdauer oder Kriterien für die Festlegung der Dauer

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was beispielsweise auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages umfasst. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich im Wesentlichen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, bei Notwendigkeit der Erhaltung von Beweismitteln etwa im Rahmen gerichtlicher Verfahren können die Verjährungsfristen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bei Vorhandensein eines gerichtlichen Titels bis zu 30 Jahre betragen.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses erfolgt die Löschung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften.

4. Hinweise auf die Rechte der Betroffenen

Jeder betroffenen Person stehen folgende Datenschutzrechte nach der DSGVO zu:

Zur Ausübung Ihrer o.a. Rechte sowie dem Widerruf einer erteilten Einwilligung wenden Sie sich bitte an die o.a. verantwortliche Stelle,

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes, oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen.

Bevor Sie sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden, möchten wir Sie bitten, diese Angelegenheit mit unserem Datenschutzbeauftragten zu klären.

5. Freiwilligkeit und Bereitstellungspflicht personenbezogener Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, einen Vertrag zu schließen oder diesen durchzuführen.

6. Automatisierte Entscheidungsfindungen einschließlich Profiling

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO.

7. Sicherheitsmaßnahmen

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um personenbezogene Daten zu schützen, insb. gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Wir weisen darauf hin, dass es bei der Übermittlung von Daten im Internet trotz aller Sicherheitsmaßnahmen dazu kommen kann, dass Dritte diese Daten zur Kenntnis nehmen oder verfälschen.

8. Kontakt

Sollten Sie Fragen und Anregungen zu dieser Datenschutzerklärung haben, wenden Sie sich bitte an die im Impressum angegebene Kontaktadresse.

9. Aktualisierung unserer Datenschutzrichtlinien

Die laufende technische Weiterentwicklung im Bereich der IT-Technologie und des Internets bedingt auch eine Anpassung der bestehenden Datenschutzerklärung. Wir behalten uns daher das Recht vor, Ergänzungen oder Änderungen an der vorliegenden Datenschutzerklärung vorzunehmen.